ニュースや新聞などで貿易に関する話題を聞くと、例えばロシアとウクライナとの間の戦争の影響により、仕入れが難しくなり、小麦の価格が上昇するなど、私たちの生活に大きな影響を与える可能性があるため、多くの人々が興味を持つ人も多いのではないでしょうか。
その中で、貿易事務というお仕事は、おそらく語学力を活かして世界とつながり、国際取引をサポートする仕事として一般的にイメージされているでしょう。
しかしその裏には、様々な厳しさ、挑戦と努力があることも事実です。
私も貿易事務の仕事をしている中で、確かに仕事が厳しいと感じることもありますが、同じ職種の仲間たちと「貿易事務の仕事あるある」エピソードを通じて、仕事の難しさや魅力を理解し、励みにすることができました。
私はこれまで貿易事務の分野で5年以上の経験を積み、国際取引や輸出入業務に携わってきました。
この経験を通じて、雇用形態や業務内容が多様であったため、貿易事務の世界を様々な側面から理解することができました。
この記事では、私の経験から学んだことや貿易事務の典型的な事例、思い出深いエピソードを紹介します。
貿易事務に興味を持っている方や目指している方、またすでに貿易業界で働いている方々に少しでもお役に立てれば幸いです。
貿易事務あるあるエピソード集
実際の経験を通じて、貿易事務の日常的な厳しさや魅力についてまとめてみました。
以下のエピソードを通じて、貿易事務の日常業務について深い理解いただけましたら幸いです。
・深夜のメールチェック
時差のある国は、私たちが働いている間にタイムリーに問い合わせが来ないことが多いです。
ある日、突然のトラブルが発生し、書類の訂正が必要だったのですが、取引相手が時差のある国にいたため、深夜や早朝にメールの確認と対応が必要でした。
深夜に帰宅後も、深夜0時まで取引相手からのメールを待ち、返事が来ないときはひたすら催促の連絡をしたりと、業務に取り組みました。
国際的な時差に対応するためには、24時間体制での業務が必要で、時差の大きい国とのコミュニケーションには時間と労力がかかります。
そのため、日ごろから事前準備や確認を徹底し、慎重に対応することが不可欠です。
・迷子になった貨物探し
全ての貨物が問題なく順調に輸送されるのかというと、そうではありません。
ある日、コンテナに入っているはずの貨物が予定地に届かず、行方不明になりました。
この問題を解決するため、状況を把握し、貨物がどの港に誤って送られたのかを特定するために、海外と国内の倉庫などと連携し、船積みの記録や輸送ルートを徹底的に調査しました。
結果、貨物を経由地で積み替えるとき、本来の目的地ではなく、別の港に貨物が届けられていたことがわかりました。
それから、直ちに貨物を正しい港に送るよう、関連する文書を修正し、運送会社との協力してトラックを手配するなどして手配しました。
最終的に貨物は正しい場所に運ばれ、問題は解決しましたが、貨物輸送の複雑性と計画外のトラブルにどのように対処するかについて学びました。
・小さな書類ミスが大きな混乱を引き起こす
貿易書類に小さなミスは、社内だけでなく、多くの部署、関連会社、取引先、また海外パートナーなど、多くの方を巻き込み、大きなトラブルを引き起こす可能性があります。
その理由は、商品が出荷後から納品まで、国を超えて多くの企業が関与しているためです。
たとえば、書類に商品の説明に誤ったコードが記載されていたため、関税の評価に問題が生じ、通関手配が遅れてしまうことがありました。
他には、書類上の向け地が異なる港になっていたため、商品がまったく別の港に送られ、多額の費用と時間がかかってしまうこともありました。
これらの事例を通じて、小さなミスが大きな混乱を招く可能性があるため、慎重さが求められることを痛感しました。
・書類と支払い催促の日々
書類の提出と支払いに関する催促が頻繁に発生し、緊張感のある瞬間が多くあります。
国によって慣習も異なるため、慎重にかつ柔軟に対応することが大切です。
ある国とのやり取りで、書類提出と支払いの期限を厳格に示したにもかかわらず、相手方が無視することがありました。
何度かリマインダーを送っても、1か月以上も返信が得られないこともありました。
このような場合、信頼関係が損なわれるばかりか、書類提出や支払いの遅延が貨物の出荷に影響し、顧客への納期遵守が難しくなることがあります。
この経験から、相手に催促するだけでなく、別の方法で問題の解決策を考えることが必要だと学びました。
そして、顧客との信頼関係を維持するためにも、適切なコミュニケーションがトラブルの解決に大いに役立つことを認識しました。
・クレームの窓口はいつも私たち
クレーム処理は私たちの日常です。
商品の品質や輸送中の損傷に関するクレームが頻繁に発生し、これに真摯に向き合うことが重要です。
ある日、輸入商品に関する大規模なクレームが発生し、顧客から一部商品がひどく壊れているとの報告がありました。
調べた結果、梱包の不備やフォークリフトの誤操作などが原因であることが判明しました。
最終的には顧客の信頼を取り戻し、長期的な取引を続けることができましたが、このようなクレーム処理が日常業務の一部であることを受け入れ、クレームに真摯に向き合う姿勢が信頼関係の築き方と維持に欠かせないことを学びました。
・納期プレッシャー
貿易事務の日常業務において、締切プレッシャーは避けられない要素です。
特に祝日や長期休暇前後には、急いで納品が求められることがよくあります。
しかし、貿易業界では「必ず」という言葉を使ってしまってはいけません。
その理由は、予期せぬ問題がいつ起こるかわからないからです。
そのため、全力を尽くすと約束しつつも、エンジントラブルや自然災害などによる遅延への不安で仕方ありませんでした。
商品ごとに見積もりを立て、書類の作成と確認、スケジュールの調整、通関手続き、税金の支払い、トラックの手配など、多くのステップを迅速かつ正確に確認し、手配しなければなりません。
また、一つの取引だけでなく、複数の取引を同時に処理しなければならないことも多く、優先順位をつけてスケジュールを管理する必要があります。
この緊迫感のある状況の中で、最終的には締切を守ることができました。
このエピソードから、締切プレッシャーの中で正確で迅速な業務遂行が不可欠だということを学びました。
・税番の謎
輸出入する際、通関手続きが必要なのですが、その際商品によって適切な税番をふりわけ、関税率を決める必要があります。
ある日、繊維を輸入した際、素材や織りと編みによって税番が異なるため、適切な税番の選択が難しい場面に遭遇しました。
輸出国での税番情報が不足し、商品が新しいカテゴリーに分類されるべきだとの指摘がありました。
しかし、書類不足や連絡の遅延、実物の検査が必要などから、適切な税番を見つける作業に約1週間を費やしました。
正確な関税コードを見つけ出すことで、適切な関税が評価され、問題は解決しました。
この経験から、事前の準備や詳細な情報提供の重要性を強く認識しました。
輸出入する際、まず取引先との連絡を柔軟に対応できるようにしておくこと、また取り調べにすぐ対応できるように商品について詳しく記載されてい書類やパンフレット、写真など事前に準備しておくことが大切です。
・日本語で話すことがほとんどなので、英語は話せなくてもいい。
貿易事務は英語が話せないといけないと思っている方も多いかもしれませんが、そんなことありません。
確かに、海外との取引で英語を使用することはありますが、翻訳機などを活用すれば、メールのやり取りは可能です。
また、海外のパートナーの中には正確な文法で英語を書けない人も多いです。
電話でのコミュニケーションも必要ですが、実際にはあまり頻繁にかかってくることは少なく、チャットやメールで対応することが多いです。
実際には、日本人と日本語でのコミュニケーションが多いため、一般の事務業務とはあまり変わりません。
最も重要なのは、正確な情報を伝えるコミュニケーション能力であると感じています。
・貿易事務は評価されにくい。
貿易業界では通常、営業と事務の役割が分かれており、そのために状況が異なることがあります。
営業部門は数値目標を達成し、その成果が評価されやすい一方、貿易事務のチームは裏方として活動し、数字と直接的に結びつかない業務を担当します。
その結果、貿易事務の担当者は評価が難しく、昇進も簡単ではないことがあり、モチベーションが低下することがあります。
ただし、文書の正確性や手続きのタイムリミットを守り、トラブルを回避し、納期を守るなどの能力について、直接お客様などから感謝のお言葉をいただくことがあります。
このような瞬間が、貿易事務のモチベーションを高め、困難な業務にも取り組む原動力となります。
つまり、貿易事務の重要な役割は数字だけでなく、クオリティと信頼性にも関連しており、その価値は計り知れないものがあります。
・パソコン業務でマンネリ化
日々のパソコン業務は、主に注文書の入力やシステム入力など、同じ作業を繰り返すことが中心です。
最初は多くのデータを処理する必要があり、これに慣れるまでが大変でしたが、慣れてしまうと業務が単調に感じられることがあります。
このため、いくつかの会社では部署の異動や席替えを行って業務の新鮮さを保つ努力をしています。
また、業務の効率性向上のために、新しいデータ入力システムの導入など、さまざまな方法が取られています。
これにより、パソコン業務がより効率的に行え、作業が楽しく感じられることもあります。
同様に、貿易事務の分野でも改善の余地がたくさんあると感じています。
業務を効率的に進める方法を模索し、付加価値を高めたり、スタッフのスキル向上に時間を費やすことが重要だと思います。
この仕事には、国際的なコミュニケーション、慎重な作業、忍耐力、真摯なクレーム処理、納期へのプレッシャーへの対処など、これらのエピソードを通じて、貿易事務の日常がどれほど厳しいものであるか想像できたかと思います。
確かに数字には直接表れず、モチベーションを維持するのは簡単ではありません。
しかし、前向きで真摯な姿勢で業務に取り組み、努力することは、相手との信頼関係を築き、評価され、感謝される場面があります。
この瞬間が、私たちが貿易事務をやめられない理由かもしれません。
貿易事務のお仕事での思い出深い体験談
外国のお客様と初めての輸入取引が始まりました。
彼らは日本語があまり得意でなく、輸入する商品はお米や種など、検査が必要な貨物でした。
最初の1年間は、申告しなければならない品目や手続きが非常に複雑で、輸入が難航しました。
以下がその思い出深い体験談です。
・品目の申告の難しさ
商品の品目を正確に申告することが非常に重要でした。
お米や種といった農産物の輸入は、品種や規格によって関税率が異なり、正確な品目を選ぶことが税金の支払いを最小限に抑える鍵でした。
しかし、外国のお客様の言語の壁と、商品の特性の理解が難しく、適切な品目を特定する作業は困難でした。
・通関業者との連携
通関業者さんは非常に協力的で、書類の作成や提出において私たちをサポートしてくれました。
彼らの専門知識と経験が、品目の選定や関税の評価に大いに役立ちました。
特に、関税の計算や支払いに関して、通関業者さんのアドバイスは貴重でした。
・現場とのコミュニケーション
現場の倉庫や関連会社とも継続的なコミュニケーションを取りました。
商品の検査や輸送に関するトラブルが発生した際には、現場のスタッフと協力して問題を解決しました。
彼らの協力と情報提供が、スムーズな輸入に欠かせないものでした。
最終的に、通関業者さん、倉庫スタッフ、関連会社の協力のおかげで、1年以上もの苦労の末、商品の輸入が成功しました。
この経験から、正確な品目の申告の重要性や、プロの協力がどれだけ大切かを学びました。
そして、言語の壁を越えて連携し、チーム全体で目標を達成することの難しさと価値を実感しました。
この経験から、貿易事務の仕事は予測不可能な状況やプレッシャーにさらされることがある一方で、チームワークと柔軟性が大切だと学びました。
厳しい状況でも困難を克服できることが、この仕事の魅力の一つです。
貿易事務の仕事には多くの課題がありますが、成功と失敗の経験を通じて成長し、学び続けることができる魅力があります。
貿易事務のキャリアを目指す方や、同じような経験を共有したい方にとって、役立つ情報となることを願っています。
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